La UC3M licita por 1,6 millones la contratación de una agencia de viajes para desplazamientos de su personal y alumnado

 

(Foto: Alex Castellano).-

La Universidad Carlos III de Madrid (UC3M) ha aprobado las prescripciones técnicas para licitar por 1,6 millones de euros durante un año un servicio de agencia de viajes destinado a organizar los desplazamientos profesionales, el transporte y el alojamiento de su personal docente, trabajadores técnicos y administrativos, estudiantes y otras personas vinculadas a las actividades de la institución.

El contrato contempla la gestión integral de los viajes universitarios, desde la búsqueda de itinerarios y la reserva de billetes hasta la contratación de hoteles, la emisión de títulos de transporte y la atención de las solicitudes de los distintos centros, departamentos, institutos universitarios y unidades administrativas. La agencia deberá ofrecer las tarifas más ventajosas disponibles en cada momento y ajustarse a las normas presupuestarias y de autorización de la Universidad.

Hoteles de hasta 250 euros por noche en situaciones de alta ocupación

Uno de los requisitos del contrato afecta al alojamiento del personal universitario. La agencia deberá garantizar una oferta hotelera que se ajuste a los límites económicos establecidos por la UC3M para los viajes oficiales.

Según las normas de gestión aprobadas con el presupuesto de 2026, las tarifas de referencia serán, con carácter general, las fijadas en el Real Decreto 462/2002 sobre indemnizaciones por razón del servicio, incrementadas en un 60% para los desplazamientos dentro de España. En situaciones de alta ocupación, la Universidad establece una tarifa máxima de referencia de 250 euros por noche, incluidos el IVA y los demás tributos.

Las reservas que superen estos límites deberán someterse a los procedimientos de autorización establecidos por la institución. Además, la empresa tendrá que mantener durante toda la vigencia del contrato la capacidad hotelera comprometida en su oferta, tanto en cantidad como en calidad.

La agencia también deberá respetar los acuerdos que la Universidad tenga suscritos con cadenas hoteleras o empresas de transporte cuando sus precios sean inferiores a los ofrecidos por la adjudicataria.

Una plataforma para reservar vuelos, trenes, hoteles y vehículos

El pliego exige la puesta en marcha de una plataforma web de autorreserva que permita gestionar de forma integral los desplazamientos corporativos. La herramienta deberá facilitar la búsqueda, comparación, reserva y emisión de billetes de avión y tren, incluidos los servicios de alta velocidad y cercanías, así como las reservas hoteleras y el alquiler de vehículos.

El sistema tendrá que permitir tanto la contratación de trayectos sencillos como la organización de itinerarios complejos con varias etapas. También deberá incorporar las políticas de viaje de la UC3M, con límites económicos para transportes y alojamientos y reglas específicas para distintos grupos o proyectos.

La plataforma incluirá mecanismos de autenticación e integración con los servicios informáticos de la Universidad, además de conexiones con los principales sistemas de distribución de viajes y con compañías aéreas, ferroviarias y proveedores hoteleros.

Asimismo, deberá contar con flujos automatizados de autorización para que los responsables correspondientes puedan aprobar los desplazamientos antes de la emisión definitiva de los billetes.

Las solicitudes que superen los límites económicos establecidos o que requieran repartir los gastos entre varios proyectos de investigación deberán tramitarse mediante los formularios habilitados por la Universidad.

Respuesta a las solicitudes en un máximo de 24 horas

La empresa adjudicataria tendrá que disponer de medios humanos y técnicos suficientes para gestionar las reservas, confirmar plazas, emitir billetes y facilitar, cuando sea posible, la elección de asientos y las tarjetas de embarque.

El pliego establece que las solicitudes recibidas por formulario electrónico o por teléfono deberán recibir una respuesta en un plazo máximo de 24 horas. Esta respuesta deberá incluir propuestas concretas de itinerario con sus correspondientes presupuestos o, si fuera necesario, una petición de información adicional para poder preparar la oferta. Los simples acuses de recibo y las notificaciones automáticas no se considerarán respuestas válidas a estos efectos.

Las peticiones cursadas a través del formulario institucional deberán atenderse en un máximo de 24 horas laborables. Para los desplazamientos que requieran un tratamiento especial por razones de protocolo, representación o dirección, la agencia tendrá que habilitar un servicio de atención preferente, con gestores especializados y canales directos de contacto telefónico y por correo electrónico.

Este servicio específico deberá permitir tramitar con prioridad los cambios, las cancelaciones, las incidencias y las necesidades particulares de facturación. El plazo de respuesta para estas solicitudes tampoco podrá superar las 24 horas.

Atención de urgencias durante todo el año

La cobertura asistencial constituye otro de los requisitos del contrato. Las empresas licitadoras deberán acreditar el ámbito geográfico mundial de sus servicios y contar con presencia propia en todas las capitales de provincia españolas.

Además, tendrán que disponer de un servicio permanente de urgencias las 24 horas del día, los 365 días del año, incluidos sábados, domingos y festivos, para ofrecer información y asistencia a las personas que se encuentren de viaje.

La atención ordinaria a través de los canales electrónicos y telefónicos deberá prestarse durante todo el año, con un horario mínimo de lunes a viernes laborables de 9.00 a 18.00 horas. La Universidad podrá beneficiarse de un horario más amplio si la empresa adjudicataria lo incluye en su oferta.

Seguros de responsabilidad civil, accidentes y asistencia médica

El contrato obliga a la agencia a disponer de una serie de seguros con cobertura mundial para proteger a la Universidad y a las personas que realicen los desplazamientos incluidos en el servicio.

La póliza de responsabilidad civil deberá garantizar un mínimo de dos millones de euros por siniestro y mantenerse vigente durante toda la duración del contrato y sus posibles prórrogas. Tendrá que cubrir los riesgos derivados de la prestación del servicio, incluida la asistencia letrada y la representación judicial en caso de que la Universidad sea demandada por daños relacionados con su ejecución.

También será obligatorio un seguro colectivo de accidentes con una cobertura mínima garantizada de un millón de euros por siniestro y persona, con un límite acumulado de 50 personas. La póliza deberá contemplar el fallecimiento por accidente y los supuestos de invalidez permanente parcial, total y absoluta.

Por su parte, el seguro de asistencia en viaje deberá cubrir los gastos sanitarios y médicos por enfermedad o accidente durante el desplazamiento hasta un máximo de 50.000 euros. También tendrá que incluir el transporte sanitario y la repatriación por enfermedad, accidente o fallecimiento, así como la pérdida, el robo o el deterioro del equipaje, con una indemnización mínima de 1.200 euros por usuario. La cobertura contemplará igualmente la responsabilidad civil privada y profesional durante la estancia o el desplazamiento.

Billetes electrónicos y sin gastos adicionales por reembolsos

La UC3M establece una política general de emisión electrónica de los títulos de transporte. La impresión en papel quedará reservada a situaciones excepcionales en las que exista una imposibilidad técnica o cuando la solicite expresamente y por escrito una persona autorizada por la Universidad.

El pliego también determina que no se podrán cobrar gastos adicionales por la gestión de reembolsos, devoluciones o reemisiones de billetes. Los gastos de emisión serán fijos y no podrán modificarse durante la vigencia del contrato, de acuerdo con los precios ofertados por la empresa adjudicataria.

La Universidad se reserva, además, la posibilidad de utilizar tarjetas de crédito centralizadas o de empresa para pagar los billetes, especialmente los aéreos. Las licitadoras deberán detallar las tarjetas con las que trabajan, sus ventajas económicas y de gestión, el procedimiento de conciliación de cargos y abonos y las coberturas de asistencia, accidentes y equipajes que incorporen.

La empresa adjudicataria deberá remitir a la Dirección Económico-Financiera informes mensuales de gestión y un resumen anual de los servicios prestados. La documentación tendrá que recoger los tipos de servicios contratados, los canales utilizados para realizar las solicitudes, los destinos y su frecuencia, los importes de los desplazamientos, los medios de transporte empleados, las compañías utilizadas y los hoteles reservados.