Adjudicada por un 40% menos la digitalización del Archivo Municipal y creación de un portal público de consulta
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| (Foto: Alex Castellano).- |
La Mesa de Contratación del Ayuntamiento de Getafe ha adjudicado el contrato para suministrar e implantar un nuevo sistema informático de gestión integral del Archivo Municipal, que incluirá una plataforma para organizar la documentación física y electrónica, un portal interno para los trabajadores municipales y una web de difusión pública para facilitar el acceso de los ciudadanos a los documentos y fondos históricos autorizados.
La empresa ha resultado adjudicataria del procedimiento abierto con una baja del 40% sobre los precios unitarios establecidos en el pliego de cláusulas administrativas, lo que supone una reducción del mismo porcentaje sobre el presupuesto base de licitación, que fue de 75.000 euros. El contrato tendrá vigencia desde el día siguiente a su formalización hasta el 30 de diciembre de 2026.
El proyecto pretende modernizar la gestión documental municipal, mejorar la conservación de los documentos durante todo su ciclo de vida y facilitar tanto su localización por parte de los empleados públicos como la difusión de los fondos históricos entre los vecinos.
Un sistema para gestionar el archivo físico y electrónico
La nueva herramienta permitirá administrar de forma conjunta documentos, expedientes, fondos, series documentales, unidades documentales y objetos digitales. También incorporará funciones para controlar los depósitos físicos, los préstamos, las consultas, las transferencias, la conservación y la eliminación de documentación.
Uno de los puntos de partida del proyecto es que el Archivo Municipal no dispone actualmente de una base de datos archivística plenamente estructurada para gestionar de manera integral sus fondos. El Ayuntamiento cuenta con inventarios generales, topográficos y cronológicos, tanto en papel como digitalizados, con estructuras diferentes y documentación procedente de distintos periodos.
Por este motivo, el contrato incluye la generación o carga inicial de una base de datos archivística, además de la vinculación de los documentos digitalizados y otros objetos digitales con sus correspondientes unidades documentales.
La empresa adjudicataria deberá analizar los inventarios existentes, depurar posibles inconsistencias, normalizar la información e importar los registros a la nueva plataforma. También tendrá que comprobar que los archivos digitales disponibles queden correctamente asociados a los documentos correspondientes, con la validación del personal del Archivo Municipal.
El sistema registrará las operaciones realizadas sobre cada documento para garantizar su trazabilidad, desde su incorporación hasta las actuaciones relacionadas con su consulta, préstamo, transferencia, publicación o conservación.
Un portal público para consultar documentos históricos
Uno de los elementos destacados del proyecto será la creación de un portal web de difusión pública del Archivo Municipal, que permitirá poner a disposición de los ciudadanos los documentos y fondos que hayan sido autorizados para su publicación.
El espacio público estará separado del entorno interno de gestión. La plataforma deberá aplicar controles para impedir que se difunda información protegida y ocultar los datos que no puedan hacerse públicos, de acuerdo con las restricciones legales y las normas de protección de datos.
El portal podrá mostrar textos, imágenes, audios, vídeos y otros contenidos digitales. Además, no se limitará a ofrecer un buscador de documentos, sino que podrá incorporar galerías, exposiciones virtuales, líneas temporales, mapas temáticos, refotografías y páginas dedicadas a asuntos concretos de la historia local.
También se contempla la posibilidad de incluir mecanismos de participación ciudadana controlada, mediante aportaciones documentales, descripciones participativas, comentarios o colaboraciones sometidas a moderación y validación archivística.
La web podrá disponer igualmente de un apartado de noticias o blog para difundir novedades, actividades, exposiciones y contenidos relacionados con los fondos documentales municipales.
La finalidad es facilitar que parte de la documentación conservada por el Ayuntamiento pueda consultarse desde internet, sin necesidad de acceder exclusivamente a través de los canales internos del archivo y siempre dentro de los límites establecidos para la publicación de documentos.
Búsquedas por personas, lugares, fechas y materias
La plataforma incorporará un sistema de búsqueda avanzada que permitirá localizar documentos utilizando distintos criterios, entre ellos fechas, fondos, series documentales, lugares, personas, materias, tipologías documentales, signaturas y estados de conservación.
También se contempla la búsqueda en el texto completo de documentos digitalizados cuando las características y la calidad de los archivos lo permitan. Los usuarios podrán aplicar filtros para acotar los resultados y navegar entre documentos relacionados.
Cuando exista información geográfica asociada a los documentos, el sistema podrá mostrar resultados en mapas mediante coordenadas, referencias catastrales u otros datos territoriales.
Estas funcionalidades permitirán organizar la información y facilitar la recuperación de documentos a partir de diferentes criterios, tanto para el trabajo administrativo como para la investigación y la consulta de fondos históricos.
Una intranet para los empleados municipales
El contrato incluye un portal interno destinado a los servicios municipales. A través de esta intranet, los empleados autorizados podrán consultar documentación, solicitar préstamos, pedir transferencias o digitalizaciones y realizar el seguimiento de sus peticiones.
El acceso estará vinculado al sistema corporativo de identidad del Ayuntamiento. Los permisos se establecerán según el perfil del usuario, su unidad administrativa, sus competencias y las reglas de acceso correspondientes.
La plataforma permitirá gestionar las consultas y los préstamos de documentos físicos y electrónicos, registrando quién realiza cada solicitud, su estado, las entregas, las devoluciones y las actuaciones efectuadas durante la tramitación.
De esta manera, el sistema integrará en una misma herramienta las funciones de organización documental y los procedimientos de acceso utilizados por las distintas dependencias municipales.
Seguridad y conservación de los documentos a largo plazo
La solución deberá cumplir los requisitos del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) en categoría media, además de la normativa aplicable en materia de protección de datos, administración electrónica, interoperabilidad, transparencia y accesibilidad.
El sistema conservará el historial de las operaciones realizadas sobre cada documento, incluidas las altas, modificaciones, transferencias, préstamos, publicaciones y actuaciones de preservación.
Asimismo, deberá impedir la eliminación de documentación cuando existan restricciones legales, administrativas o judiciales, obligaciones relacionadas con la transparencia, limitaciones derivadas de la protección de datos o cuando se trate de documentos de conservación permanente.
Para garantizar la disponibilidad de los archivos digitales a largo plazo, la herramienta incorporará mecanismos de control de formatos, detección de formatos obsoletos, migración, conversión y verificación de la integridad de los documentos.
Estas funciones estarán orientadas a mantener la autenticidad y accesibilidad de la documentación municipal durante su ciclo de vida, de acuerdo con los criterios técnicos y archivísticos aplicables.
Catorce fases para implantar la plataforma
El proyecto se estructura en 14 fases, que abarcan desde el análisis inicial de la situación del archivo hasta la revisión del sistema una vez implantado.
Los trabajos incluyen el estudio de la actividad municipal y de los procesos archivísticos, la evaluación de los sistemas e inventarios existentes, el diseño funcional y técnico, la instalación y configuración de la plataforma y la migración de datos.
También se prevén la integración con los sistemas municipales, la implantación de las herramientas de gestión interna y de los dos portales, las pruebas de funcionamiento, la puesta en producción y la formación de los trabajadores.
La migración de la información será una parte relevante de la ejecución. La empresa deberá revisar los inventarios actuales, corregir inconsistencias, importar registros y vincular los objetos digitales existentes con sus correspondientes documentos, comprobando posteriormente los resultados junto con el Archivo Municipal.
Formación para los trabajadores y plazos de resolución de incidencias
La adjudicación incorpora mejoras en los tiempos de resolución de incidencias y en las horas de formación ofrecidas por la empresa. En materia de soporte técnico, la adjudicataria se ha comprometido a resolver las incidencias urgentes en un plazo de siete horas, las normales en 38 horas y las de prioridad baja en 158 horas.
En cuanto a la formación, la oferta aceptada contempla nueve horas para el personal informático, ocho para el personal de Administración Electrónica, 21 horas para el personal del Archivo Municipal y ocho horas relacionadas con el portal de difusión pública. Estas condiciones se suman a las obligaciones establecidas en los pliegos técnicos y administrativos que regulan el contrato.